Sygnaliści

Obsługa zgłoszeń naruszeń od Sygnalistów

Szanowni Państwo Informujemy, że poniżej wskazane spółki Grupy Pieprzyk wprowadziły Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych określającą zasady obsługi zgłoszeń rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu wskazanego w art. 3 ust. 1 Ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz 928) w związku z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Zgłoszeń wewnętrznych można dokonywać w następujących spółkach wchodzących w skład Grupy Pieprzyk:

Osobami uprawnionymi do dokonywania zgłoszeń są obecni i byli pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz wskazanych powyżej spółek, jak również osoby, które uczestniczyły w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, w tym kontrahenci i ich pracownicy.

Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane:

1) Za pośrednictwem poniższego formularza udostępnionego na stronie: https://serwis.pieprzyk.pl/whistleblower

2) pisemnie pocztą na adres korespondencyjny spółki wskazanej powyżej.

3) elektronicznie na adres e-mail osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń.

4) ustnie podczas rozmowy telefonicznej ze wskazaną osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń.

5) ustnie podczas spotkania bezpośredniego ze wskazaną osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń.

Zgłoszenie powinno zawierać:

1) dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub adres mailowy).

2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego.

3) dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa w tym imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy.

4) opis naruszenia prawa oraz data, miejsce i okoliczności zdarzenia.

5) informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

6) podpis zgłaszającego za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych, dokonanych ustnie lub za pomocą bezpośredniego spotkania.

7) wskazanie podmiotu którego dotyczy zgłoszenie.

W przypadku zgłoszenia nieposiadającego cech anonimowości, Sygnalista jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Wskazane powyżej spółki gwarantują i zapewniają Sygnaliście, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiając nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Informacja na temat przetwarzania danych osobowych w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszenia naruszenia

1. Dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba, że za wyraźną zgodą zgłaszającego, z zastrzeżeniem sytuacji, w której ujawnienie tożsamości zgłaszającego wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3. Zgłaszającego należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie postępowania karnego.

4. Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego zgłoszenia wewnętrznego:

1) nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami, gdy obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa;

2) podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, co dotyczy wszelkich informacji w niej zawartych, w szczególności rodzących ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;

3) w celu uniemożliwienia dostępu osób nieupoważnionych, dokumenty i informatyczne nośniki danych w niej zawarte, są przechowywane w szafie w zamykanym pomieszczeniu biurowym (pokoju), do którego dostęp posiadają jedynie upoważnione osoby;

4) Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane
przez okres 5 lat.